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Africa
Tour d'horizon des différents délais de conservation pour les différents types de documents.
Vous vous demandez parfois combien de temps vos documents doivent être conservés ? S’ils doivent être conservés ou si, au contraire, vous pouvez les détruire ? Ne vous inquiétez pas - nous connaissons les réponses. Vous ne souhaitez pas vous pencher tous les jours sur la question des obligations de conservation - notre équipe d’archivistes est là pour ça.
Tout va dépendre du type d’organisme que vous êtes (organisme public, privé, association), de votre domaine d’activité (santé, bancaire, juridique, aéronautique par exemple) et du service dont vous dépendez.
• Les documents commerciaux doivent être conservés pendant la durée d’application du contrat. Les délais de conservation ne commenceront qu’après la clôture du contrat.
• Les documents comptables sont conservés en général 10 ans. Vous avez eu un contrôle et un quitus qui confirme que tout a été contrôlé et validé : vous pourrez détruire les documents correspondants 1 an après la remise du quitus (et conserver le quitus comme preuve). Vous avez des subventions européennes ? Le délai de conservation augmente…
• Les documents RH subissent très peu d’élimination et sont conservés longtemps pour pouvoir répondre aux demandes de retraites. Ici, le délai de conservation du dossier de carrière commence à la date de naissance de l’employé.e !
Chaque dossier, selon sa thématique, aura sa durée de conservation et son sort final (conservation ou destruction).
En général, tous les documents synthèse ou bilan de l’activité sont conservés, les budgets et comptes annuels, les comptes-rendus d’assemblée générale, de CoDir. Les documents préparatoires pourront être éliminés au bout d’un temps. Vos documents originaux signés sont en papier, vous devez conserver cette version car elle fera foi en cas de litige. Vos documents sont numériques et signés électroniquement (les marchés publics par exemple), cette version sera votre justificatif. Important : quel que soit le support, papier ou numérique, tous les documents soumis à conservation doivent rester lisibles et disponibles pendant toute la durée de conservation.
Faites détruire vos documents sensibles de manière professionnelle et dans le respect des réglementations en matière de protection des données. Vous pouvez compter sur des experts tels que Rhenus Office Systems.
Conservez vos espaces pour votre activité et confiez-nous vos archives. Les sites et activités de Rhenus Office Systems sont certifiés NF, ISO et SIAF pour vous garantir un espace de conservation et un service de qualité.
Pour votre information:
Type de document | Durée de conservation |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale
| 5 ans (après la clôture du contrat) |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur
| 2 ans |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)
| 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
|
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
| 30 ans |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)
| 5 ans pour les sociétés privées / 10 ans pour le public (exception si quitus de contrôle ou subventions européennes)
|
Document de transport de marchandises
| 5 ans |
Déclaration en douane
| 3 ans |
Police d'assurance
| 2 ans à partir de la résiliation du contrat
|
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)
| 5 ans à partir de la fin de la protection |
Dossier d'un avocat
| 5 ans à partir de la fin du mandat
|
Registres comptables:
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.
| 10 ans à partir de la clôture de l'exercice puis conservation à vie pour les organismes publics
|
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.
| 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
|
Documents fiscaux:
Les livres, registres, documents ou pièces justificatives sur lesquels les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration peuvent être exercés doivent être conservés pendant une période de 6 ans.
Ce délai court à partir de :
Exemple : les éléments relatifs aux revenus de 2015, déclarés en 2016, doivent être conservés jusqu'à la fin de l'année 2021.
Impôt sur le revenu et sur les sociétés
| 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel
| 6 ans |
Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)
| 6 ans |
Impôts directs locaux (taxes foncières ...)
| 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises (CFE: CFE : Centre de formalités des entreprises) et CVAE: CVAE : Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises
| 6 ans |
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA: TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)
| 6 ans |
Documents d'entreprise:
Statuts d'une société, d'un GIE: GIE : Groupement d'intérêt économique ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)
| 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS: RCS : Registre du commerce et des sociétés)
|
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)
| 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
|
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)
| 5 ans |
| - Registre de titres nominatifs - Registre des mouvements de titres - Ordre de mouvement - Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration | 5 ans |
Feuille de présence et pouvoirs
| 3 derniers exercices |
Rapport du gérant ou du conseil d'administration
| 3 derniers exercices |
Rapport des commissaires aux comptes
| 3 derniers exercices |
Gestion du personnel:
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)
| 5 ans |
Registre unique du personnel
| 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.
| 5 ans |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires
| 3 ans |
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
| 3 years |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
| 1 an pour la gestion des absences ou 5 ans si assimilié à un justificatif de la paie
|
- Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT)
Declaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie
| 5 ans
5 ans
5 ans |
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